Si contratas personal de manera formal, una de tus responsabilidades fundamentales es afiliarlos al sistema de Seguridad Social. Esta obligación no solo beneficia a quienes trabajan contigo, sino que también te protege a ti como empleador ante posibles sanciones. En esta guía te explicamos paso a paso cómo hacerlo correctamente.
¿Qué es la Seguridad Social en Colombia?
Este sistema de protección está compuesto por tres pilares fundamentales:
El primero es la salud, que garantiza el acceso a servicios médicos a través de las Entidades Promotoras de Salud, conocidas como EPS. El segundo pilar es el sistema pensional, que protege al trabajador en caso de vejez, invalidez o fallecimiento. El tercero es el sistema de riesgos laborales, que protege al empleado ante accidentes o enfermedades derivadas de su actividad.
También debes conocer los aportes parafiscales, que incluyen el SENA, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar. Estos aportes, aunque separados, van de la mano con la afiliación al sistema de Seguridad Social.
¿Qué empleados tienen derecho a la afiliación?
Todo trabajador vinculado mediante contrato de trabajo debe ser afiliado al sistema de Seguridad Social. La obligación existe independientemente del tipo de contrato: ya se trate de contratos fijos, indefinidos o de obra.
En el caso de los trabajadores independientes o contratistas, la responsabilidad de cotizar es del trabajador independiente, aunque quien los contrata debe verificar el cumplimiento de esta obligación antes de pagarles.
¿Cómo se hace la afiliación paso a paso?
Afiliar a un empleado puede realizarse de forma ágil si conoces los pasos correctos. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Paso 1: Elige las entidades a las que vas a afiliar al trabajador
Como primer paso, es necesario determinar la EPS, get more info el fondo pensional y la ARL que corresponden. En el caso de la EPS y el fondo de pensiones, la elección le corresponde al empleado, quien puede escoger libremente entre las opciones disponibles. La Administradora de Riesgos Laborales es elegida por el empleador.
Segundo paso: comprueba si ya existe afiliación previa
Antes de iniciar una nueva afiliación, debes saber si el trabajador ya pertenece a alguna entidad. El trabajador puede conservar su vinculación o pedir el traslado a otra entidad. Lo mismo aplica para el fondo de pensiones. Confirmar este dato previo evita trámites innecesarios.
Tercer paso: completa los formularios correspondientes
Cada entidad cuenta con su propio formulario de afiliación. Hoy en día, casi todas las entidades permiten hacer la afiliación de manera virtual. La documentación típicamente solicitada comprende: copia del documento de identidad del trabajador, formulario de afiliación diligenciado y, en algunos casos, el contrato de trabajo.
No olvides el pago del primer mes
La afiliación no se completa sino hasta que se realiza el primer pago de aportes. Estos pagos se hacen de forma unificada a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, conocida como PILA. Puedes hacerlo directamente en la plataforma oficial o con algún operador de planilla autorizado.
¿Cuánto cuesta afiliar a un empleado?
Las cotizaciones se determinan con base en el ingreso del trabajador. Estos son los porcentajes que aplican actualmente:
La cotización en salud equivale al 12,5% del salario base, distribuido así: 8,5% a cargo del empleador y 4% del trabajador.
El aporte pensional es del 16% del salario base, dividido en 12% para el empleador y 4% para el empleado.
El aporte a riesgos laborales lo paga únicamente el empleador y varía según la clase de riesgo, entre 0,348% y 8,7%.
Errores frecuentes en el proceso de afiliación
Muchos empleadores cometen el error de postergar este trámite. El empleador está obligado a afiliar al trabajador antes de que inicie sus labores. Retrasarlo puede traer consecuencias económicas y legales, especialmente si ocurre un accidente antes de la afiliación.
También es común no comunicarle al empleado su derecho a elegir EPS y fondo. Esta comunicación es una obligación del empleador.
¿Qué herramientas pueden facilitarte el proceso?
Las herramientas digitales de hoy hacen mucho más fácil este trámite. La plataforma Mi Planilla, el portal de la ADRES y los sitios web de cada EPS y fondo de pensiones ofrecen trámites en línea. Los programas de nómina son una excelente alternativa para automatizar los aportes mensuales.
¿Qué pasa si no cumples con esta obligación?
No afiliar a tus empleados a la Seguridad Social tiene consecuencias graves. Las entidades de vigilancia pueden sancionar al empleador con multas de hasta 500 SMMLV. Además, si un trabajador no afiliado sufre un accidente o enferma, el empleador deberá cubrir todos los gastos de atención médica y las prestaciones económicas correspondientes.
Lo que más se pregunta sobre la afiliación de empleados
¿Qué pasa si el trabajador ya tenía afiliación como independiente? Sí, al vincularlo como empleado dependiente se modifica su tipo de afiliación y el empleador asume la parte que le corresponde.
¿Puede un trabajador negarse a ser afiliado? La afiliación a la Seguridad Social es un derecho irrenunciable del trabajador y una obligación del empleador.
Conclusión
Hacer bien la afiliación de tus empleados es uno de los pilares de una relación laboral seria y responsable. Conocer el proceso, los plazos y los porcentajes te permitirá hacerlo con seguridad y sin contratiempos. Si tienes dudas puntuales, siempre puedes consultar directamente con las entidades del sistema o acudir a un asesor en derecho laboral.